Tanya: Apakah tidak sebaiknya dibuatkan standard untuk beberapa case yang sering terjadi. Anak yang kuliah di luar kota, tetap dicatat, tetapi dengan catatan khusus. Kalau tidak, data bisa misleading. Sepertinya data OMK banyak, tapi ternyata kebanyakan di luar kota.
Jawab: Standarnya sederhana. Pengurus lingkungan memastikan pemilik KK BIDUK masih berdomisili sesuai yang tercatat. Bagi keluarga yang belum tercatat, pengurus lingkungan membuatkan KK BIDUK baru atau mutasi dari lingkungan/paroki lain. Bagi anggota keluarga yang sedang tinggal sementara di luar kota/negeri, tetap tercatat pada BIDUK. Terkait OMK, Seksi Kepemudaan akan diberikan data umat yang masuk kriteria umur OMK, beserta nama, email, nomor ponsel buat dihubungi. BIDUK menyediakan data umat untuk diolah lebih lanjut oleh seksi terkait.
Tanya: Penulisan nama, kota lahir dll dalam biduk huruf besar semua atau besar kecil supaya sama dg existing.
Jawab: Silakan. Namun, kesepakatan seperti ini susah diterapkan dengan semakin banyaknya orang terlibat mengurus BIDUK. Jika data umat sudah tertulis dalam huruf kapital, lebih baik dilanjutkan gunakan huruf kapital. Sebaliknya, jika belum, konsisten teruskan yang sudah ada.
Tanya: Apakah ada dummy Biduk, buat latihan? Kami para trainter, tapi bukan pengurus lingkungan, nggak punya akses dan nggak punya password.
Jawab: Kami sediakan 3 dummy user untuk digunakan TFT: trainer01 (area Rawa Buaya), trainer02 (area Kembangan Selatan), trainer03 (area Kembangan Utara). Meskipun tidak ada bedanya, sebaiknya gunakan dummy user sesuai area.
Tanya: Usul, untuk pengisisan kolom penting baiknya huruf besarnya default.
Jawab: Silakan. Namun, perjanjian seperti ini susah diterapkan dengan semakin banyak yang terlibat. Idealnya, sistem yang melakukan otomasi penerapan format huruf.
Tanya: Validasi data hanya melalui NIK saja yah?
Jawab: Primer: NIK. Sekunder: gabungan nama, tempat, tanggal lahir.
Tanya: Jadi yang edit data biduk itu apakah Trainner / pengurus lingkungan atau ada petunias khusus?
Jawab: Hanya pengurus lingkungan (idealnya ketua, sekretaris) yang akses BIDUK umat lingkungannya.
Tanya: Bisa tolong diinfo cara mencetak datanya lagi? Pilihan menunya apa saja?
Jawab: Silakan baca panduan bagian Ekspor Data Umat Lingkungan.
Tanya: Iuran kematian kan iuran St. Yusuf ya? ketua lingk tentu tahu apakah kel tsb ikut atau ndak.
Jawab: BIDUK sebaiknya tidak menyimpan data rutin yang perlu diperbarui berkala seperti iuran kematian. Sebaiknya BIDUK mengelola data umat yang bisa diekspor untuk diolah oleh bagian yang sesuai. Dalam hal ini, iuran kematian dikelola Bagian St Yusuf.
Tanya: Bisa ndak user nya scope wilayah.
Jawab: Bisa. Namun, Sathora menyediakan akses bagi pengurus lingkungan.
Tanya: Apakah satu user name bisa dibuka lebih dari satu pc beda dan berberbarengan?
Jawab: Bisa.
Tanya: Nanti apakah boleh diajarkan/dibimbing cara export data ke excel?
Jawab: Silakan baca panduan bagian Ekspor Data Umat Lingkungan.
Tanya: Apakah data sensus dari google form ngga bisa dibuat link dan synchronise langsung ke data biduk?
Jawab: Tidak bisa. Memang menyebalkan tapi inilah faktanya.
Tanya: Sebagian umat sulit dimintai data. Bolong-bolong… data-data sakramen, banyak yang kosong, tulisnya “lupa”.
Jawab: Kami akan infokan kolom-kolom wajib agar data bisa disimpan di BIDUK.
Tanya: Usul saja : bila tgl sakramen lupa (terutama lansia2), input ke biduk dg tgl dummy (misalnya 01/01/2000) supaya saat paroki/seksi terkait perlu data misalnya yang belum krisma, nama ybs tidak akan ketarik krn sudah krisma
Jawab: Sebaiknya dihindari karena kesepakatan seperti ini susah diterapkan dengan semakin banyak orang terlibat. Ditambah faktor pergantian pengurus. Lebih baik, umat yang mengaku sudah terima sakramen tapi lupa tanggalnya dikelola terpisah oleh pengurus lingkungan. Misalnya gunakan Google Sheet yang tersimpan pada Google Drive akun resmi lingkungan.
Tanya: Untuk bahan training ke Lingkungan bisa diupayakan video tutorial (how to use Biduk, step by step), jadi para pengurus lingkungan bisa menonton juga untuk pembekalan mereka.
Jawab: Panduan berbentuk video perlu sumber daya untuk menyiapkannya. Untuk saat ini, panduan tertulis lebih cocok dan cepat-mudah untuk disesuaikan dengan evaluasi dari TFT dan pengurus lingkungan. Namun, tidak menutup kemungkinan jika ada yang berkenan menyiapkan panduan berbentuk video. Terima kasih.
Tanya: Anggota keluarga yang tinggal di luar negeri, (umpama anak bekerja di LN) tetap ada dalam biduk inti orang tuanya? kadang ada umat menjawab: pindah ke paroki luar negeri, apakah dimutasikan keluar?
Jawab: Jika anggota keluarga tinggal permanen di luar kota/negeri, sebaiknya mereka dimutasikan (dikeluarkan) dari KK BIDUK. Biarkan data mereka menggantung sampai suatu hari diterima oleh lingkungan/paroki lain yang menggunakan BIDUK.
Tanya: Kl ketua lingkungan tidak tau email lingkungan, dimana bisa mendapatkannya? Password nya dibuat sendiri?
Jawab: Email resmi lingkungan telah disediakan Seksi Komsos Sathora. Awalnya ada initial password untuk masuk pertama kali. Lalu, sistem akan memaksa initial password tersebut diganti setelah berhasil masuk yang pertama kali.
Tanya: Usul, untuk beberapa case yang sering terjadi, sebaiknya ada petunjuk dari Paroki mengenai penanganannya supaya seragam, bukan tergantung dati ketua lingkungan. Contohnya:
Jawab: (1) Biarkan anak yang kuliah atau belajar di luar kota tetap tercatat pada KK BIDUK orang tuanya sampai anak pindah permanen atau menikah. (2) Jika anak kos beragama Katolik dan rindu misa tatap muka di Sathora, tambahkan mereka pada KK BIDUK pemilik kos. Bisa gunakan Lain-lain sebagai hubungan keluarga. Bisa dimutasi jika mereka sudah tidak kos. (3) Sang lansia atau anak-anaknya memutuskan mau tercatat pada KK BIDUK yang mana. Jawaban ini menentukan sang lansia ikut misa di paroki mana juga terima pelayanan sakramen. (4) Sang lansia boleh tetap tercatat pada KK BIDUK meskipun tinggal di panti. Namun, lebih ideal, jika mereka tercatat pada paroki tempat panti termasuk agar mereka dapat ikut misa tatap muka, menerima pelayanan sakramen yang dilayani paroki tempat panti berada.